Пробудите своего внутреннего критика, станьте самым непонятливым читателем-скептиком и перепроверьте всё написанное. Понятны ли смыслы, согласованы ли блоки между собой, нет ли ошибок? Дайте прочитать письмо коллегам. Помните, ваш текст — это голос вашей компании, от ее имени вы говорите с читателем.